Le contrat d’accueil

Il doit être réalisé pour tout accueil au sein d’un laboratoire d’une personne qui n’a pas de lien juridique avec l’UCA.
Il ne doit pas être confondu avec la convention de collaborateur bénévole, utilisée pour des accueils en dehors des unités de recherche.
Ce document établit les droits et les devoirs des parties signataires l’une envers l’autre, mais aussi les responsabilités et conditions inhérentes à l’accueil. Il peut aussi être réalisé pour l’accueil de stagiaires, signataires d’une convention de stage, qui doivent se rendre dans des locaux de laboratoire différents du lieu de leur stage.
Il constitue donc une sécurisation pour l’accueilli comme pour l’UCA et le laboratoire qui accueille, afin que le séjour se déroule au mieux.

Une version traduite en anglais du document est également disponible, sur simple demande au pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires.

Remplir la trame du contrat d'accueil et les annexes liées

Le contrat d’accueil se compose du document principal et de ses annexes, qui doivent être obligatoirement complétées et transmises en même temps que le contrat. Il convient de remplir avec précision tous les champs demandés.

Contrat d'accueil

Le préambule

Il s’agit de la présentation des différentes parties concernées par le contrat d’accueil et de la raison de l’accueil au sein d’un laboratoire de l’UCA.

 

L’établissement d’accueil 

Pour tout accueil au sein d’un laboratoire de l’UCA, c’est le Président de l’UCA qui est signataire du contrat d’accueil, agissant en son nom et pour le compte du laboratoire qui accueille. Le premier paragraphe est donc commun à tout contrat d’accueil signé pour un laboratoire de l’UCA.
Il convient en revanche de compléter la section désignant le laboratoire d’accueil en spécifiant :

le nom du laboratoire (nom complet et/ou acronyme)
le numéro d’identification (UMR/UR)
le nom de la personne qui dirige le laboratoire.


La personne accueillie

Qu’elle contracte en son nom propre, ou dans le cadre d’un accueil conclu entre l’UCA et un autre établissement public ou une entreprise / un employeur, la personne accueillie est obligatoirement mentionnée comme une des parties du contrat d’accueil.
Il s’agit donc de porter ici toutes les informations utiles à l’identification de la personne accueillie au sein du laboratoire, en renseignant :

Nom et Prénom
Adresse postale complète
Ces informations doivent faire l’objet d’une vérification de la part du laboratoire de recherche qui accueille, afin de s’assurer de leur exactitude.


Autre(s) partie(s)

En cas d’intervention d’une ou plusieurs autres parties, il convient de compléter la section appropriée. La mise en forme à appliquer est la même que pour la désignation de l’UCA, en indiquant convenablement :

le nom
le type d’établissement, son numéro SIRET ou SIREN
l’adresse de son siège
le représentant, c’est-à-dire le signataire du contrat d’accueil pour cette partie
toute autre information utile
Cette section est à retirer si aucune autre partie n’est signataire du document.


Présentation de l’objet de l’accueil

Cette section permet de présenter les travaux / le programme / les recherches au sein desquels la personne accueillie va travailler / collaborer / participer. Ceci est à remplir de manière synthétique mais précise.


Corps du contrat d’accueil

Les champs laissés vides sont à remplir, en prenant le soin de procéder à la mise en forme (pronoms il/elle, choisir entre Monsieur/Madame, etc.).
Il faut aussi veiller à la bonne numérotation des articles, qui peut être modifiée avec le maintien ou le retrait de certains des articles liés aux clauses de Propriété Intellectuelle et aux Publications/communications (voir plus bas).
Certaines sections comportent des éléments spécifiques à préciser.

Article 2

Les activités pouvant être réalisées par le personnel accueilli sont à détailler avec précision pour permettre une bonne définition de son accueil au sein du laboratoire de Recherche.

Article 3

Si la personne accueillie est de nationalité étrangère, le directeur de l'unité d'accueil doit s'assurer, avant signature du contrat, que la personne accueillie est en règle. Le pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires de la DRED ou le service EURAXESS de la DRI peuvent être sollicités sur ce point.

Dans certains cas, une convention d'accueil peut être établie avec la Préfecture, des pièces justificatives sont alors exigées : justificatif des ressources couvrant les frais de séjour en rance et le rapatriement dans le pays d'origine, attestation de couverture santé et responsabilité civile pour la durée du séjour, copie du contrat d'accueil.

Article 4

La période d’accueil du personnel doit être explicitée ici clairement, avec une date de début et une durée, voire une date de fin. Ces informations doivent correspondre avec celles portées sur l’annexe 4. Il est rappelé que l’accueil peut être prolongé au moyen d’un avenant.

Une clause spécifique doit être maintenue dans le cas où la personne accueillie a un employeur, en procédant à un renvoi vers les articles liés à la Propriété Intellectuelle et aux Publications/communications (voir après).

Article « Clause Propriété intellectuelle et exploitation des résultats »

Cet article est à maintenir pour toute personne accueillie qui dispose d’un employeur.
Si la personne accueillie n’a pas d’employeur, cet article est à retirer, les dispositions étant prises dans le contrat de cession de droits.

Selon le maintien ou le retrait de cet article, il faut penser à reprendre la numérotation des articles.

Article « Publications / communications »

Cet article doit être adapté selon le statut de la personne accueillie, à savoir si elle dispose d’un employeur ou non. En fonction du statut de la personne accueillie, il faut maintenir l’article correspondant.

Comme pour l’article précédent, il faut penser à reprendre la numérotation des articles.


Les signatures

Le nombre de signatures doit correspondre au nombre de parties signalées au début du contrat d’accueil. Dans le cas de l’UCA, la signature du directeur du laboratoire de Recherche peut être ajoutée au document, mais c’est bien le Président de l’UCA qui est le signataire au nom de l’Université et du laboratoire.

Le nombre d’exemplaires du contrat d’accueil doit correspondre au nombre de signatures.

Il faut savoir qu’il n’existe pas de signature électronique à l’UCA. De même, les signatures manuscrites scannées n’ont pas de valeur juridique. Il convient donc de faire signer les originaux par toutes les parties de façon manuscrite en faisant circuler le document.
 

Les annexes


Le dossier du contrat d’accueil comporte, en plus du contrat lui-même, cinq annexes qui sont à traiter également. Tout dossier auquel il manque une des annexes est considéré comme incomplet et ne peut être soumis à la signature du président.

Annexe 1 : le contrat de cession de droits

Ce document fixe le cadre légal des conditions d’accès aux informations et au savoir-faire du laboratoire pour la personne accueillie. Il prévoit également les droits et devoirs liés aux résultats qui pourraient être obtenus durant l’accueil au sein du laboratoire.

Le préambule de ce document reprend les éléments portés auparavant dans le contrat d’accueil, qui doivent donc être complétés de la même manière, en fournissant toutes les informations pour la personne accueillie.

Le corps du document est à remplir en complétant les champs où sont demandés les nom et prénom de la personne accueillie ou le nom du laboratoire, ainsi que les pronoms désignant la personne accueillie. Ce document, produit en deux exemplaires, est à signer par la personne accueillie, et n’est signé en plus que par le président de l’UCA.


Annexes 2 et 3 : le règlement intérieur et la prise de connaissance 

A l’arrivée de la personne accueillie, celle-ci doit prendre connaissance du règlement intérieur (RI) du laboratoire qui va l’accueillir. Dans le contrat d’accueil, il est précisé à l’article 6 que l’accueilli « sera soumis aux obligations rédigées dans le règlement intérieur du Laboratoire ».
L’annexe 2, un exemplaire papier ou numérique du RI, est donc à remettre à la personne accueillie. Celle-ci doit remplir et signer l’annexe 3 une fois qu’elle a pris connaissance du RI, en prenant bien le soin de compléter en ajoutant :

Nom et Prénom
Nom du laboratoire
Date de signature et signature


Annexe 4 : la fiche de renseignement SIHAM

Cette fiche de renseignement est à remplir de manière précise et intégrale. Les renseignements demandés dans ce document permettent la saisie du personnel accueilli dans le Système d’Information (SI) SIHAM, et donc l’acquisition des données saisies par d’autres SI (ex. : GRAAL pour le suivi de l’activité des laboratoires).
La fiche de renseignements SIHAM est un fichier-type conçu en partenariat avec les Ressources Humaines (RH), qui se chargent de la saisie des informations. Tous les champs à remplir ont leur importance et doivent être complétés avec soin, en se fiant aux indications portées sur la fiche.
Le renseignement de cette fiche avec une adresse mail valide conditionne aussi les accès à l’ENT de l’UCA ainsi qu’aux services utilisant des badges d’accès (parkings, photocopieurs, etc.).
Cette fiche est à remplir et à renvoyer obligatoirement avec le dossier au pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires pour toute personne accueillie pour un mois ou plus. Le service se charge de la contrôler et de la transmettre aux RH.
Il convient de privilégier un renvoi en version numérique, qui permet ainsi une saisie en direct dans le SI.


Annexe 5 : l’attestation d’assurance

Il s’agit de transmettre à l’UCA une preuve que la personne accueillie dispose d’une assurance de type Responsabilité Civile (RC), qui la couvre en cas de dommage entrant dans le champ de la RC.
Ces assurances sont souvent rattachés à un contrat d’assurance habitation ou automobile. Il convient à l’accueilli de se renseigner auprès de son assureur.
Pour les personnes de nationalité étrangère mais originaire de l’union Européenne, il est possible de se tourner vers la division EURAXESS qui peut les guider dans l’obtention d’une assurance RC.

Instruction du contrat

Une fois le dossier complété (contrat d’accueil et annexes), celui-ci peut être adressé en version numérique au pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires de la DRED pour vérification. En cas d’éléments manquants ou d’erreurs, le pôle revient vers la personne qui a transmis le dossier pour compléter/corriger.

Cette étape « en numérique » permet de valider la rédaction proposée pour le contrat d’accueil et ainsi de lancer la signature rapidement. La transmission numérique pour instruction est à privilégier, car plus rapide et pratique que la transmission en version papier par courrier interne.

Signature du contrat

Une fois la rédaction du contrat d’accueil validé par le pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires de la DRED, les différentes pièces peuvent être signées. Il convient de faire signer dans un premier temps la personne accueillie, puis le directeur du laboratoire si celui-ci est porté au nombre des signataires. Il faut rappeler que les signatures manuscrites scannées n’ont pas de valeur juridique. Il convient donc de faire signer les originaux par toutes les parties de façon manuscrite en faisant circuler le document.

Quand les différents documents sont signés par la personne accueillie et le directeur du laboratoire, le dossier est à adresser au pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires de la DRED, qui se charge de le transmettre à la présidence pour signature.

Une fois le document signé, le pôle retourne les différents exemplaires du contrat d’accueil et du contrat de cession de droit vers le laboratoire, qui se charge soit de sa mise à disposition vers l’intéressé, soit de la poursuite du circuit de signature si certaines sont encore manquantes. Dans ce cas-là, le laboratoire doit retourner un original au pôle une fois que toutes les parties ont signées.
Une copie numérique est créée pour sauvegarde et l’exemplaire original papier de l’UCA est archivé à la DRED.